So funktioniert Outlook: Alles rund um den E-Mail-Dienst.

Text: Christoph | 12. Juni 2020 15:25

Für die einen sind sie fester Bestandteil des Alltags, für die anderen handelt es sich um völliges Neuland: Die Rede ist von verschiedenen E-Mail Clients. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen deshalb, was Microsoft Outlook ist und wie Sie damit E-Mails, Kontakte und Termine verwalten können – und sich sogar Ihr Zeitmanagement einfacher gestalten lässt.

Die Programme Excel und Word dürften den meisten von uns schon einmal im Arbeitsalltag untergekommen sein. Darüber hinaus hat das Unternehmen Microsoft auch den Dienst Outlook ins Leben gerufen. Damit lassen sich Mails übersichtlich organisieren und auch einige Zusatzfunktionen erleichtern Ihnen die Organisation rund um Ihre Termine und Aufgaben. Wie Outlook funktioniert und wie Sie den Dienst auf Ihrem Gerät einrichten können, verraten wir Ihnen deshalb in diesem Beitrag.

Was ist Microsoft Outlook?

Outlook ist ein sogenannter Client für E-Mails. Mit dem Programm können Sie E-Mails empfangen und einfach ordnen und verwalten – und das selbst, wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen nutzen. Dabei ist Outlook aber auch Ihr neuer bester Freund in Sachen Selbstorganisation: Denn mit der integrierten Kalenderfunktion lassen sich Verabredungen und Meetings direkt aus einer Mail entsprechend in den Kalender eintragen. Die Desktop-App ist nicht nur praktischer, als die Mail-Verwaltung im Browser, sondern bietet auch den Vorteil, dass Sie Mails im Offline-Modus lesen können. Zwar benötigen Sie Internet, um die Mails zu empfangen, aber der Zugriff auf bereits erhaltene E-Mails und Termine funktioniert zu jeder Zeit – also auch ohne WLAN.

So einfach kommen Sie zu Ihrem Outlook-Account.

Benutzen Sie einen PC mit einem Microsoft Windows Betriebssystem, sollten Sie bereits Zugriff auf Outlook haben. Läuft ihr Gerät mit macOS, können Sie Microsoft Outlook kaufen, herunterladen und installieren. Beim ersten Start von Outlook wird das Feature „Konto automatisch einrichten“ aufgerufen, und Sie müssen lediglich einige Angaben vornehmen. So werden Sie nach Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und einem Kennwort gefragt. Sollte die automatische Einrichtung fehlschlagen, fragt Outlook nach dem Namen und den Daten Ihres Mailservers. Auch das ist kein Problem: Diese Details erhalten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter – meist sind diese direkt auf der Website Ihres Anbieters abrufbar. Anschließend bekommen Sie eine Bestätigungsmail und schon ist Ihr Outlook-Account eingerichtet!

Wie Sie eine Signatur bei Outlook erstellen.

Eine wirkungsvolle E-Mail-Signatur ist das Um und Auf jeder seriösen Geschäftsmail. Bei Outlook können Sie diese im Handumdrehen erstellen. Öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster und klicken Sie in der Symbolleiste auf „Einfügen“ und anschließend auf „Signatur“. Unter „Signaturen“ können Sie nun Ihre persönliche Signatur erstellen. Diese sollte Ihren Namen, Berufsposition oder Abteilung, den Firmennamen, die Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind, sowie gegebenenfalls Website und Logo beinhalten. Wenn Sie anschließend auf „Speichern“ klicken, kann die Signatur automatisch jeder E-Mail, die Sie versenden, beigefügt werden. Übrigens: Auch in privaten E-Mails machen sich Signaturen großartig.

Praktische Features: Kalenderfunktion, Aufgabenliste und Adressbuch.

Ordnung ist das halbe Leben! Das gilt vor allem für Geschäftsmeetings und wichtige Anrufe. Besonders praktisch ist daher der integrierte Outlook-Kalender. Befinden Sie sich in Ihrem Outlook-Konto, so finden Sie links unten vier Symbole: ein Briefkuvert, das Sie zu ihrem Posteingang führt, ein Kalendersymbol, mit dem Sie zum Outlook-Kalender kommen, ein Symbol für Kontakte und ein Listenzeichen, unter dem Sie Aufgabenlisten erstellen können. Aus diesen vier Bereichen bestehen auch die Hauptfunktionen von Outlook. Wählen Sie das Kalendersymbol, kommen Sie zur Kalenderansicht: Hier können Sie Termine eintragen und diese mit Ort sowie Uhrzeit und Dauer versehen. Das Beste: Sie können ganz einfach Kollegen und Geschäftspartner zu einem Termin einladen, in dem Sie einen Kalendertermin erstellen, und auf „Teilnehmer einladen“ klicken. Daraufhin erscheint das gewohnte „E-Mail senden“- Fenster, wo Sie nur noch die passenden Adressen eintragen müssen.

Über eine E-Mail-Adresse verfügen Sie noch nicht? Wir erklären Ihnen, wie Sie einfach zu Ihrem kostenlosen GMX-Konto kommen. Haben Sie ein E-Mail-Konto, sollten Sie unbedingt auf Sicherheit im Netz achten, denn Phishing-Mails sind immer wieder im Umlauf. Wir haben deshalb für Sie die wichtigsten Informationen rund um Sicherheit im Netz gesammelt.

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Artikel verfasst von Julia aus dem Drei Redaktionsteam.

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